Czy korporacja może być czymś innym niż jej stereotypowe przedstawienie? Czy rozwój pracy za biurkiem jest w ogóle możliwy?
Zdecydowanie tak, firmie Aon Sp. z o.o. udało się to przy użyciu koncepcji Activity Based Working, dzięki której codzienne czynności w pracy nie są monotonne i powtarzalne.
Rozmowa z Agnieszką Zawiszą - training content manager w czasie trwania projektu.
Czy Pani zdaniem biuro Aon w Krakowie można uznać za innowacyjne?
Zdecydowanie! W 2016 roku, wraz z dynamicznym rozwojem, firma stanęła przed koniecznością zmiany biura w jedną lokalizację, która byłaby w stanie zapewnić komfort pracy, a także umożliwić przyszły wzrost zatrudnienia.
Rozwój obecnej lokalizacji Aon w Krakowie trwa dwa i pół roku i obejmuje około trzydziestu osób pracujących w pełnym wymiarze czasu z wielu lokalizacji Aon. Sam projekt wymagał współpracy między działami wewnętrznymi, a także zewnętrznymi konsultantami i podwykonawcami. Jego głównym celem było stworzenie miejsca pracy, które jest dostosowane do wymagań Krakowa, a także nie tylko wspieranie współpracy i elastyczności, ale również ułatwienie przyszłego rozwoju firmy. Dalszymi celami projektu było zwiększenie widoczności firmy w Krakowie, zwiększenie rozpoznawalności marki Aon, a przede wszystkim stworzenie unikalnego i dynamicznego miejsca pracy.
Zakres projektu został określony przez ideę 3xB idea: Bricks, Bites, Behaviours. Zgodnie z tą koncepcją nasz zespół projektowy został podzielony na 3 zespoły robocze skoncentrowane na opracowaniu dobrze zaprojektowanego biura z najnowocześniejszą technologią oraz zachowaniu kolegów wspierających nową kulturę korporacyjną.
Aby ułatwić wdrożenie ABW, wprowadziliśmy szereg innowacyjnych rozwiązań. Na dwa lata przed przeprowadzką wprowadziliśmy program "Change Agents", specjalny program edukacyjny poświęcony 100 kolegom, głównie menedżerom, którzy poprowadzą zmiany ze swoimi zespołami. Dodatkowo, rok przed przeprowadzką, stworzyliśmy podłogę pilotażową w naszym obecnym biurze. Pozwoliło to naszym kolegom przetestować założenia ABW i wypróbować meble i rozwiązania technologiczne zaplanowane dla nowego biura. Co więcej, angażowaliśmy kolegów w pomoc w wyborze projektów i wyposażenia podczas całego procesu planowania.
Czym jest koncepcja ABW?
ABW to Activity Based working. Ta koncepcja stawia na pierwszym miejscu potrzeby pracowników dotyczące współpracy, elastyczności i wydajności. Szeroka gama rozwiązań umożliwia pracownikom podejmowanie decyzji i ponoszenie odpowiedzialności za dostarczanie ich pracy z różnych części biura, w zależności od charakteru wymaganego zadania.
Ale to jeszcze nie wszystko - postanowiliśmy skorzystać z okazji i stworzyć przyjazne i nowoczesne środowisko pracy, które nie tylko wspiera naszą codzienną pracę, ale także zaspokaja potrzeby związane z dobrostanem pracowników. Wierzymy, że stworzyliśmy jedno z najnowocześniejszych i najbardziej dynamicznych i innowacynych miejsc pracy w Krakowie.
Z jakich udogodnień mogą korzystać pracownicy?
Obecnie przestrzeń Aon oferuje pracownikom wiele wspaniałych rozwiązań, takich jak: meble alternatywne (np. Focus Booth, sofa kabinowa), funkcjonalne sale konferencyjne (np. konwersacje, prezentacja) i nowoczesne narzędzia IT (np. SmartBoard, drukowanie w dowolnym miejscu, prezentacja bezprzewodowa).
Nasze biuro wspiera także dobre samopoczucie pracowników, kluczowy filar strategii Aon - pracownicy mogą na przykład relaksować się korzystając z foteli do masażu w pokoju emocjonalnym, grać w piłkę nożną lub gry PS4 w pokoju towarzyskim lub chodzić w sali ćwiczeń.
Czy istnieją jeszcze jakieś inne innowacyjne rozwiązania i udogodnienia, które będą wdrażane do biura?
Oczywiście! Chociaż przenieśliśmy się już do naszej nowej lokalizacji, nie oznacza to, że projekt został zamknięty. Aby pomóc w zarządzaniu rozwojem firmy, zainstalowaliśmy czujniki monitorujące wykorzystanie miejsc pracy, sal konferencyjnych i alternatywnych pomieszczeń. Regularnie analizujemy dane dotyczące wykorzystania i możemy podejmować decyzje dotyczące potrzeb zespołu lub optymalnych konfiguracji mebli w oparciu o rzeczywiste dane. Oznacza to, że możemy łatwo zareagować, jeśli istnieje ryzyko przepełnienia przestrzeni lub nieefektywnego wykorzystania sal konferencyjnych.
Nasze dalsze plany dotyczące lokalizacji są zdeterminowane potrzebami biznesowymi i ludzkimi - regularnie zbieramy opinie kolegów za pośrednictwem tablic, informacji zwrotnych i e-maili. Aby utrzymać zainteresowanie i zaangażowanie ludzi koncepcją ABW na bieżąco, zapewniamy ciągłe szkolenia z tego zakresu. Aby zwiększyć rozpoznawalność naszej marki na rynku rekrutacji, uwzględniliśmy motyw biurowy w naszym planie działania Employer Branding. Z pomocą wirtualnego biura podróży nasi goście mogą przekonać się, co sprawia, że biuro Aon jest jednym z najlepszych miejsc pracy w Polsce.
Podczas XXVIII Kongresu Kadry w listopadzie 2018 roku biuro Aon w Krakowie otrzymało drugą nagrodę w projekcie HR Innovator.
Główna nagroda podczas CEE Gala w kategorii The Most Vibrant Workplace in Poland
Wyróżnienie podczas ABSL Diamonds w kategorii Vibrant Workplace
Rozmowę przeprowadziła Paula Gębica studentka I rok studiów magisterskich, Gospodarka i Administracja Publiczna, Uniwersytetu Ekonomicznego w Krakowie.