Jak stworzyć grafik dla wolontariuszy jednego z największych festiwali górskich w Polsce? Jak nie stracić na to wielu cennych godzin?
Rozmowa z autorem Bartoszem Ziemskim, dr inż. Piotrem Kadłuczką – promotorem oraz Szymonem Niemcem – przedstawicielem TKN „Wagabunda”, który jako pierwszy użyje aplikacji.
Aleksandra Hulek i Adela Jakubiak: Skąd pomysł na współpracę z „Wagabundą”? Co zainspirowało Cię do stworzenia aplikacji?
Bartosz Ziemski: Wagabundę poznałem kilka lat temu, zaraz po rozpoczęciu studiów w Krakowie. Wtedy właśnie wziąłem udział w moim pierwszym Krakowskim Festiwalu Górskim. Od tego roku jestem współodpowiedzialny za tworzenie grafiku pracy. Od 15 lat w pomocy przy organizacji festiwalu bierze udział około 70 wolontariuszy. Mogą oni określać swoją dyspozycyjność, preferowane zadania, a także wybierać prelekcje, w których chcieliby wziąć udział. Ułożenie grafiku dla tak licznej grupy jest zadaniem niezwykle skomplikowanym, a co za tym idzie, bardzo czasochłonnym. Stąd właśnie wziął się pomysł na zautomatyzowanie tego procesu.
Jak będzie działać aplikacja? Czy spowoduje ona, że funkcja koordynatora ds. grafiku stanie się zbędna?
B.Z: Aplikacja daje wolontariuszom możliwość rejestracji, określenia swojej dyspozycyjności oraz preferencji. Po zamknięciu rejestracji, administrator na podstawie zebranych danych wybiera wolontariuszy i zatwierdza ich uczestnictwo w festiwalu. Równolegle koordynatorzy poszczególnych zadań wypełniają tabelę zapotrzebowania na odpowiednie stanowiska. Program generuje grafik posługując się dwoma zaimplementowanymi algorytmami: zachłannym (pełniącym funkcję algorytmu konstrukcyjnego) oraz Taboo Search – metoda poszukiwania z zabronieniami, jako algorytm poprawy. Funkcja celu bierze pod uwagę zarówno zadowolenie wolontariuszy, jak i równomierny rozkład pracy pomiędzy wolontariuszami w poszczególnych dniach wydarzenia. Wciąż będzie ona wymagała kontroli ze strony koordynatora.
Szymon Niemiec: (śmiejąc się) W żadnym wypadku nie czuję zagrożenia swojego job security ze strony tego oprogramowania! Przeciwnie, liczę bardzo mocno, że program znacząco usprawni nam organizację i pozwoli mi oraz pozostałym członkom sztabu organizacyjnego na skupienie się na innych, równie ważnych rzeczach. Pracy przy przygotowywaniu takiego wydarzenia na szczęście nie brakuje.
Ile osób brało udział przy tworzeniu aplikacji?
B.Z: Całą ideę aplikacji opracowałem z pomocą Szymona Niemca, który od jakiegoś czasu odpowiedzialny jest za układanie grafiku.
S.N: Potrzeba stworzenia takiej aplikacji była dla mnie dosyć jasna już po pierwszym festiwalu, podczas którego byłem zaangażowany w tworzenie harmonogramu. Natomiast inicjatywa przekucia „wolnych myśli” w czyn wyniknęła z przyjacielskiej rozmowy, którą odbyłem z Bartkiem po ubiegłorocznym festiwalu. Bartek poszukiwał wtedy ciekawego problemu do rozwiązania w pracy inżynierskiej i wspólnie stwierdziliśmy, że to świetny pomysł, by wziął na tapetę ten właśnie temat.
Jak przebiega współpraca przy projektowaniu aplikacji?
Piotr Kadłuczka: W porównaniu z innymi, ta współpraca cechowała się większą samodzielnością i inwencją piszącego. Temat był ustalony w trakcie konsultacji, ale inicjatywa i pomysł wypłynęły od studenta. Dyplomant przedstawił założenia aplikacji, a ja wskazałem pewne aspekty naukowe, które powinny zostać uwzględnione
B.Z: Promotor pomógł mi w doborze kluczowych dla prawidłowego funkcjonowania aplikacji algorytmów.
Jakie zalety wniesie wdrożenie aplikacji? Czy na tym etapie widoczne są już ewentualne wady?
B.Z: Najważniejszą dla mnie zaletą jest przede wszystkim zaoszczędzenie czasu i wysiłku osób układających grafik, a także uzyskanie lepszych rezultatów. Chcemy aby z roku na rok organizacja Krakowskiego Festiwalu była bardziej efektywna, sprawna i przemyślana. Zależy nam na uniknięciu błędów z lat ubiegłych, a dzięki aplikacji liczymy na zminimalizowanie pomyłek organizacyjnych.
P.K: Zaletą jest uwzględnienie realnych uwarunkowań rozwiązywanego problemu (założenia, ograniczenia, własności danych), wadą – brak ogólności – inne problemy charakteryzują się innymi cechami wymagającymi innego podejścia algorytmicznego.
S.N: Wdrożenie omawianej aplikacji ma szansę znacząco usprawnić nam zarządzanie wolontariuszami – oznacza to korzyść nie tylko dla organizatorów festiwalu, ale też dla samych wolontariuszy. Dla nich oznacza to mniej kłopotów związanych z nieoczekiwanymi zmianami w harmonogramie, a także bardziej sprawiedliwe rozdzielenie pracy. W tej chwili nie mam żadnych zastrzeżeń do aplikacji – póki co, mamy jasno określone wymagania jakie stawiamy wobec niej, ale bez realnych testów nie dowiemy się, jakie są jej słabe punkty. Z racji tego, że jest to oprogramowanie, to na pewno znajdziemy kilka wad.
Czy wdrożenie aplikacji będzie trudne i czasochłonne? Czy planowane są testy przed kolejną edycją Krakowskiego Festiwalu Górskiego?
P.K: Wdrożenie nie będzie trudne. Wymaga dodania jedynie kilku prostych funkcjonalności praktycznych – rozszerzających możliwości wersji obecnej. W pracy dyplomowej położono głównie nacisk na aspekty naukowe, związane tworzeniem algorytmów układania harmonogramów, badania efektywności itp.
S.N: Oczywiście, że będziemy testować razem. Wdrożenie aplikacji ma trzy etapy: testy „na sucho”, które przeprowadzimy miesiąc lub dwa przed kolejnym festiwalem, sprawdzian „bojowy” podczas trwania festiwalu – kluczowe jest tutaj żebyśmy zdobyli dane na temat tego, jak aplikacja się sprawdziła, czy spełniła nasze oczekiwania i co możemy w niej jeszcze poprawić. Następnie rozpocznie się trzeci etap – ciągły rozwój. Ten etap tak naprawdę nie ma końca, ale chcemy mieć lepszy system co roku.
Rozmawiały Aleksandra Hulek i Adela Jakubiak, studentki kierunku Gospodarka i Administracja Publiczna Uniwersytetu Ekonomicznego w Krakowie.
Zdjęcie: Krzysztof Story
