zRESTartowane eventy – czyli wydarzenia przeniesione do sieci

Wywiad ze współzałożycielem agencji eventowej RESTart.

Nowa rzeczywistość podyktowana przez pandemię COVID-19 postawiła przed organizatorami wydarzeń spore wyzwania, w tym przeniesienie się do sieci. Niektórzy, tak jak założyciele agencji eventowej RESTart, wyzwania przekuli w możliwości i podczas pandemii zdecydowali się na początek swojej działalności.

Skąd pomysł, aby działalność rozpocząć w trakcie trwania pandemii i obowiązywania obostrzeń?

Kacper Stępień: Każdy kryzys to również szansa, dlatego postanowiliśmy wykorzystać swoją wiedzę i doświadczenie by zaoferować nasze usługi właśnie w momencie, w którym branża eventowa teoretycznie cierpiała najbardziej. Do tego, agencja którą otworzyliśmy była naszą działalnością dodatkową, więc minimalizowaliśmy ryzyko związane ze złą alokacją zasobów podczas trudnej sytuacji pandemicznej. Jednocześnie mogliśmy walczyć o pozycję na rynku w czasie, gdy konkurencja jest osłabiona.

Jakie są alternatywy dla stacjonarnych form eventów?

W zależności od obostrzeń wydarzenie można przeprowadzić w sposób hybrydowy, zakładając że część uczestników jest na miejscu oraz w sposób całkowicie online – gdy na miejscu wydarzenia są tylko osoby niezbędne dla procesu realizacji. Każde rozwiązanie ma swoje wady i zalety i należy dostosować je do specyfiki wydarzenia oraz jego odbiorców. Nie ma uniwersalnego rozwiązania które działać będzie w każdym przypadku dlatego też szczególnie w sytuacji tak dynamicznie zmieniającej się jak obecnie, potrzebne są osoby z doświadczeniem i kontaktami.

Jakie zalety ma organizacja wydarzeń w formie online lub hybrydowej?

Niewątpliwą zaletą jest potencjalne poszerzenie grona odbiorców, a także dostępności wydarzenia odbywającego się w jednej z wyżej wymienionych form. Dzięki nowym technologiom streamingowym wydarzenie może być dostępne na praktycznie każdym urządzeniu z dostępem do Internetu. Dodatkowo z uwagi na streaming całe wydarzenie jest również rejestrowane dlatego też organizator może upublicznić później materiały ze swojego wydarzenia czyniąc je jeszcze bardziej dostępnym pod względem czasowym.

Czy formuła online pozwala na takie same doświadczenia jak onsite?

Doświadczenia płynące z obu tych formuł są zupełnie różne ze względu na sposób odbioru treści. W wydarzeniach stacjonarnych mamy możliwość bezpośredniego kontaktu zarówno z prelegentami jak i innymi uczestnikami wydarzenia, a duża część samego eventu to atmosfera i rozmowy kuluarowe, które tworzone są przez całą społeczność znajdującą się w jednej przestrzeni w danym momencie. W tej sytuacji mamy świetną możliwość do networkingu, który jest bardzo trudny do uzyskania w formule hybrydowej lub online. Nie mniej jednak dzięki wydarzeniom, które doświadczać możemy w formie streamingu nie ogranicza nas czas ani miejsce konferencji ponieważ wszystko jesteśmy w stanie oglądać na ekranie własnego komputera czy smartfona. Znacznie większy nacisk w tych formułach stawiany jest na merytorykę i wszystkie punkty zawarte w oficjalnej agendzie wydarzenia. Oczywiście, pojawiają się również zagrożenia, które nie występują w przypadku klasycznego wydarzenia, takie jak słaba infrastruktura sieciowa, problemy prelegentów z łączeniem zdalnym, czy też znacznie trudniejszy proces przygotowania samego wydarzenia, gwarantujące pełen profesjonalizm i dobry odbiór przez widza zdalnego.

Czy popyt na wydarzenia jest taki sam, jak przed pandemią?

Ciężko porównać sytuację sprzed pandemii do obecnej ponieważ mamy do czynienia z zupełnie różnymi potrzebami organizatorów imprez. Podczas gdy przed pandemią COVID-19 wydarzenia miały na swoim celu głównie networking i kontakt bezpośredni (szczególnie zewnątrz organizacyjny) teraz bardzo wiele firm potrzebuje wewnętrznej integracji by zespoić ze sobą zespół lub dopiero go ze sobą zapoznać. Dlatego też nie można jednoznacznie porównywać popytu z uwagi na radykalną zmianę potrzeb klienta. Na pewno nadal on jest, nawet jeśli momentami spadał.

Jak w Twojej perspektywie wyglądać będą eventy w najbliższych latach?

Na ten moment nie można tego jednoznacznie przewidzieć. Nie mniej jednak popularyzacja wydarzeń hybrydowych jest faktem i jestem przekonany o tym, że popularność tej formuły znacząco zwiększy się nawet po zakończeniu pandemii. Dodatkowo, streaming i umieszczenie materiały po zakończeniu eventu w formie pliku video do odtworzenie odpłatnie bądź też bezpłatnie to standardy które na stałe zagoszczą w branży eventowej. Niewątpliwie pandemia spowodowała bardzo szybki rozwój technologii umożliwiających realizację i produkcję wydarzeń online, więc w przyszłości dysponować będziemy świetnymi i sprawdzonymi metodami które przydadzą się podczas każdego typu eventu. Bardzo możliwe, że zmieni się również postrzeganie użyteczności eventów. Niewykluczone, że paradoksalnie ilość wydarzeń wzrośnie w stosunku do stanu sprzed pandemii z uwagi na odkrycie nowych celów, które mogą zostać zaspokojone dzięki organizacji wydarzeń. Mam na myśli integrację zespołu, rekrutację nowych pracowników, imprezy firmowe czy konferencje. Do tej pory organizowanie ich w sposób stacjonarny nie wymagało tak dużego zaangażowania, doświadczenia i wiedzy jak w przypadku ich hybrydowych czy też onlinowych odpowiedników.
Strona agencji: https://restartevent.pl/

Related Articles